INTRODUCCIÓN

 En el siguiente video observarás la introducción de nuestro blog y el tema que trataremos que será los inventarios dónde vamos a explicar todo lo relacionado con el tema contable

QUE ES UN INVENTARIO?

Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.

Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.

CUAL ES LA UTILIDAD DE UN INVENTARIO ?

utilidad de un sistema de inventarios se refleja en que permite, entre otras cosas, lo siguiente:

Ayuda a calcular el costo de los productos vendidos y de aquellos que se encuentran en almacén.

Determina el nivel de rotación de los distintos productos que ofrece la empresa, es decir, qué mercancías reportan mayores salidas del almacén o se acaban más rápido y, por tanto, es necesario reponer con mayor frecuencia.

Identifica discrepancias entre el inventario físico (conteo manual de todas las existencias) y aquel registrado en el sistema o software que maneja la compañía.

Evita las pérdidas por daños. Esto, al poder hallar, por ejemplo, si hay mercancías que permanecen mucho tiempo en almacén, incluso más allá de su fecha de caducidad (en caso de productos perecederos o con fecha de vencimiento).

Reduce el costo de almacenamiento. Esto, al identificar la cantidad óptima de una mercancía que se debe mantener en almacén, guardando un stock ante un posible incremento de la demanda, pero sin generar gastos de almacenamiento innecesarios. En este punto, debemos recordar que por cada unidad de producto guardado se debe hacer un pago al dueño del almacén

¿ COMO HACER UN INVENTARIO ?

 Cómo hacer un inventario

En el presente artículo daremos algunas pautas muy generales para hacer un inventario, pues hay muchos factores a tomar en cuenta como las características de las existencias (sin son perecederas o no, por ejemplo), el volumen del negocio (no es igual hacer un inventario de una pequeña tienda que de una gran empresa), entre otros. Sin embargo, existen algunas directrices que siempre se deberían seguir:

Para hacer el inventario es importante que las existencias estén debidamente clasificadas con un código y almacenadas en un lugar específico. Es decir, debemos partir de un orden en el almacén.

Debemos elegir el sistema mediante el cual haremos el inventario, por ejemplo, si utilizaremos un software o haremos el registro manualmente en una hoja de Excel.

Se elegirá la frecuencia en la que se hará el inventario, en caso no sea permanente.

Lo recomendable es hacer un inventario físico con cierta frecuencia, y la fecha en la que se programe debería ser de preferencia un periodo de baja actividad, para que no afecte las operaciones de la empresa.

Sistema de gestión de inventarios en Excel

 

Por otro lado, más allá de los ejemplos de sistemas de gestión de inventarios basados en softwares específicos para ello, también cabe destacar la posibilidad de crear un sistema de gestión de inventarios en Excel. En este caso, se trata de un sistema diseñado a partir de Excel como una solución básica que permite dar respuesta a las necesidades de la gestión de inventario de forma fácil, sencilla y económica. 

Sin embargo, también es importante recordar que un sistema de gestión de inventarios en Excel carece de muchas de las funcionalidades y capacidades que sí que ofrece un software diseñado de forma específica para dicha tarea, por lo que, si se puede escoger, siempre es mejor decantarse por opciones con diseños más específicos y optimizados que por soluciones genéricas.

Cómo funciona un sistema de inventario permanente?

En el sistema de inventario permanente, la mercancía se mantiene actualizada en tiempo real. Con este proceso, las empresas pueden controlar el stock que poseen en su almacén en todo momento.

Para llevar un control tan preciso de los productos, las compañías recurren a la tecnología, porque proporciona información detallada sobre la situación de todas y cada una de las existencias. Una de las tecnologías que controlan el stock es el software de gestión de almacenes como, por ejemplo, Easy WMS de Mecalux.

IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

 Importancia del inventario

El inventario es importante porque permite, por ejemplo, a las empresas planificarse en sus actividades y mantener siempre un stock mínimo disponible para la venta. De ese modo, se podrá satisfacer la demanda de los clientes. Esto, sin mantener mucho tiempo la mercancía en almacén porque implica un coste.

Asimismo, el realizar un inventario de forma periódica permite a la compañía identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico. Este último es un conteo manual de las existencias de la firma. Si se encuentra una incongruencia, pueden estar generándose robos o extravíos.

Por otro lado, una persona puede efectuar el inventario de sus bienes para estimar el valor de su patrimonio.

¿Cómo funciona un sistema de inventario periódico?

El sistema de inventario periódico consiste en conocer los niveles de stock disponibles durante un periodo de tiempo concreto. Por regla general, la fecha exacta en la que se va a hacer el conteo se establece con anterioridad para poder organizar el trabajo de forma correcta. Las empresas suelen hacerlo en épocas de menor actividad empresarial a fin de evitar interferencias con otras tareas.

Métodos de valoración de inventarios

Los métodos de valoración de inventarios generalmente aceptados son los siguientes:

FIFO: First-in, first-out. Significa que lo

primero que llega es lo primero en salir. Es decir, se van vendiendo primero las unidades de mayor antigüedad.

LIFO: Last-in, first-out. Significa justo lo contrario que el método anterior. Así, se van vendiendo las últimas unidades compradas.

Coste medio ponderado: Mediante este método, se calcula una media del coste de las unidades. Así, se divide el costo total de las unidades entre el número de unidades en el inventario.

HISTORIA Y ORIGEN DEL INVENTARIO

 Historia y origen del inventario

La historia y origen del inventario se remonta a la antigüedad. Las fuentes consultadas coinciden en que los egipcios dieron el ejemplo más emblemático de cómo desde las primeras civilizaciones se hacían inventarios, en este caso, de alimentos. De ese modo, se buscaba almacenar víveres pera las épocas de escasez.

Pero los egipcios no fueron los únicos. Por ejemplo, las civilizaciones prehispánicas como la incaica también habrían tenido un sistema para llevar un inventario de las cosechas que se distribuían entre la población.